PROSEDUR CHECK-IN/CHECK-OUT

Dalam topik ini akan dibahas bagaimana prosedur untuk berinteraksi dengan tamu, dimana mereka yang akan datang ke hotel dan yang akan meninggalkan hotel.

Sebelum memulai bagaimana melakukan prosedur tersebut dengan baik, selalu diingat bahwa dalam berinteraksi dengan tamu, yakinkan selalu tetap senyum, sopan dan beretika.

Dan bila dalam percakapan lupa sesuatu, baik mengenai harga, fasilitas, atau informasi lainnya, kita dapat melihat pada Catatan Reception, yaitu suatu informasi tertulis yang dijilid mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan di Reception, untuk itu catatan reception harus selalu ada di meja reception.

PROSEDUR CHECK-IN

Beri Salam.
Tanya nama tamu tersebut.
Tanya jika ada Reservasi sebelumnya.

Jika ada

Check namanya di computer
Lanjutkan sesuai pemesanan yang dibuat, apakah pembayaran pemesanan kamar melalui guarantee letter, voucher atau personal

Jika tidak ada

Tanya apakah sudah pernah menginap sebelumnya
Jika sudah pernah menginap sebelumnya, lanjutkan sesuai history yang pernah ada, dengan melihat ketersediaan kamar yang ada
Jika belum pernah menginap sebelumnya
Check ke sistem jika ada kamar yang tersedia

Jika ada kamar yang tersedia

Tanyakan untuk beberapa orang mereka akan menginap, dan tanyakan apakah ada anak-anak ikut menginap, jika ada, beritahukan kebijaksanaan untuk anak-anak menginap
Minta nama lengkapnya, dengan meminjam KTP/Passport atau kartu identitas lainnya, lalu foto copy kan kartu tersebut untuk file, atau laporan orang asing (bila tamu tersebut expatriat)

Cari tahu untuk jenis kamar apa yang mereka minta ; Smoking/Non-smoking, single or double, tipe kamar dan view kamar tersebut

Cari tahu apakah mereka mempunyai harga corporate dengan hotel kita, jika tidak ada terangkan harga yang berlaku untuk saat ini

Terangkan harga kamar sesuai dengan tipe dan jenisnya, coba usahakan untuk up-selling dengan tipe kamar atau fasilitas yang lainnya, seperti kamar yang lebih mahal dengan fasilitas yang lebih memadai, atau juga fasilitas lainnya seperti pelayanan Massage atau Spa

Tanyakan tipe kamar apa yang mereka akan pilih

Tanyakan dengan cara apa mereka akan membayar, apakah dengan Kartu Kredit atau Cash
Siapkan Registration Card untuk diisi dan ditanda?tangani (ini wajib) untuk mengantisipasikan si tamu check-out tanpa pemberitahuan, sehingga kita dapat melakukan SOF (prosedur untuk mengklaim pembayaran ke Bank penerbit kartu kredit tanpa tanda tangan tamu) dan jangan lupa meminta nomor handphone tamu tersebut

Sebelum memberikan kunci ke tamu tersebut, berikan informasi seputar fasilitas di hotel kita; Jam buka restaurant untuk makan pagi, lokasi kamar, lokasi lift, dan jangan lupa ulangi lagi nomor kamar dan harganya, tapi harus diingat pengulangan nomor kamar dan harganya harus tamu itu sendiri yang tahu, jangan tamu disebelahnya juga tahu, atau menerangkan dengan suara yang keras sehingga semua tamu tahu, ini untuk mengantisipasikan kesempatan orang lain untuk berbuat yang tidak baik dengan mendengarkan informasi tersebut Jika tidak ada kamar yang tersedia

Tawarkan untuk memesan kamar di hotel lainnya (usahakan hotel yang masih merupakan satu jaringan)
Salam Pisah dengan mengatakan ? Selamat beristirahat? bila ekspresi dalam bahasa inggris ?Have a pleasant stay? or ?Have a nice day?

PROSEDUR CHECK-OUT

Beri Salam.

Tanyakan nomor kamarnya, dan masukan kedalam computer (PMS).

Identifikasikan dengan menanyakan nama tamu untuk mencocokan kebenarannya.

Tanyakan apakah tamu mendapatkan hari yang menyenangkan selama menginap di hotel.

Beritahukan ke tamu untuk di periksa fasilitas Mini Bar di kamar.

Serahkan salinan bill pengeluaran selama tamu menginap beserta bill pendukungnya; Room Charge, Bar, Restaurant, Telephone, Mini Bar dan lainnya.

Tanyakan ke tamu mengenai pembayarannya, apakah pembayaran Cash, Kartu Kredit dan apabila sudah ditanggung dengan Guarantee Letter atau Voucher, lihat apa yang tidak ditanggung.

KHUSUS PEMBAYARAN CHECK (tergantung dari kebijaksanaan Hotel, apakah menerima pembayaran Check)

Bila menerima

Yakinkan Check di isi dengan benar di Counter
Periksa jumlah uang yang ditulis sama dengan biaya yang dikeluarkan
Periksa tanda ?tangan dan alamat tamu dibelakang Check tersebut
Minta kartu kredit tamu untuk di Card Ver sebagai jaminan dari Check tersebut
Minta Identitas tamu untuk disamakan dengan alamat yang ada di Check tersebut

Cetak invoice dan serahkan ke tamu, bila perlu berikan kartu kredit yang sudah di Card Ver untuk dicocokkan kembali, apakah tamu akan membayar dengan kartu kredit tersebut atau yang lainnya.

Bila pembayaran dengan kartu kredit yang sudah di Card Ver dan biaya pengeluarannya sama atau dibawah, tinggal melakukan prosedur Off Line, bila pengeluarannya diatas jumlah yang di Card Ver, lakukan prosedur Off Line sama dengan jumlah yang di Card Ver, sisanya lakukan SALE dengan kartu kredit si tamu.

Bila tamu akan membayar dengan kartu kredit lainnya, lakukan SALE langsung di mesin EDC, dan kartu kredit lain yang sudah di Card Ver, lakukan langsung prosedur CANCEL pemblokan dengan cara SALE kartu kredit yang sudah di Card Ver dan langsung VOID di mesin EDC tersebut sehingga nilai jumlah dana yang sudah terblok akan terbuka kembali dalam waktu 1 sampai 4 jam.

Tawarkan untuk membuat reservasi kembali

Berterima kasih ke tamu untuk menginap di hotel kita

Salam Pisah, dengan mengatakan ?Selamat Jalan? atau dalam ekspresi bahasa inggris ?Have a pleasant trip?

      Purwani Ramadhani Wulansari

D3 Kepariwisataan A

Gadjah Mada University

Definisi Hospitality/ Definition Of Hospitality

1.      The American Heritage® Dictionary of the English Language

hos·pi·tal·i·ty  (hsp-tl-t)

n. pl. hos·pi·tal·i·ties

1. Cordial and generous reception of or disposition toward guests.

2. An instance of cordial and generous treatment of guests.

2.      Collins English Dictionary – Complete and Unabridged © HarperCollins Publishers 1991, 1994, 1998, 2000, 2003

hospitality [ˌhɒspɪˈtælɪtɪ]

n pl –ties

1. kindness in welcoming strangers or guests

2. receptiveness

3.      from Ambrose Bierce's Devil's Dictionary

hospitality = N. the virtue which induces us to feed and lodge certain
persons who are not in need of food and lodging.

4.      Jed Arrogante  Director of Sales and Catering and Angela Hueth , Sales Manager - The Westgate Hotel, San Diego, California 

Hospitality is “Providing your guest with the same amount of attention and service as you would expect if you were in their shoes.”   

5.      Mike Henning, Founder and President Henning Family Business Center, Effingham, IL

“When it comes to hospitality my thoughts drift toward Marriott.  Based upon my travels of 23 years plus throughout the United States of America, Europe, Scandinavian countries, Caribbean Islands, etc., the following are  my thoughts on hospitality.  Hospitality is   – To be invited and made to feel genuinely welcomed and relaxed. To be treated with a disposition of cordiality, reception and support. To be professionally guided by the host to meet and exceed the guest’s expectations. 

6.      Manhar P. (M.P.) Rama, CHA,  Chief Operating Officer  JHM Hotels, Greenville, SC

“Hospitality is being a Service provider. A Hotelier taking care of their guests is like a Doctor treating, caring, comforting and thinking about the well being of their patients.

7.      Jennifer Calhoun MBA, CHE,  Assistant Professor/Director, Hospitality and Tourism Institute (HTI),  Prince George's Community College,  Largo, Maryland  

“For me Hospitality is defined as "self discovery."  This might sound trite, but it is based on the tenet that as humans we need other people who allow us to discover our strengths and weaknesses.  So, hospitality provides the medium for us to explore different places, culture and things.”

8.      Shannon Evans, Manager, Strategic Planning, Phoenix AZ

“To me, hospitality is about exuding warmth....genuine care....an innkeeper showing pride and sincere offering of their "space"...Me casa su casa.”

9.      Doug Kennedy, President and Founder, Kennedy Training Network, Hollywood, FL

“Hospitality is treating others with warmth and generosity, authentically! “

10.  Phillip Alfus , President and CEO, The Alfus Group, , New York, NY

“Hospitality requires a Passion for serving”

11.  Ramesh Gokal, CHA President & COO VISTA INNS  Murfreesboro, TN 

Here is the definition of Hospitality I generally use: “Hospitality is providing outstanding hotels with exceptional associates, for ecstatic guests and delivering defined optimum results in profitability to the owners and investors.”

12.  Caroline A. Cooper, CHA, Ed.D, Executive Director, Business & Hospitality Relations, Johnson and Wales University, Providence, RI .  Dr. Cooper is also the current chair of the AH&LA Educational Institute’s Certification Commission.

“I have been teaching this subject for a number of year and find that people try to put it in a small box.  I suggest and finally have resolved to use the following: Hospitality – The care and feeding, and their supporters who care, for people away from home. This really does expand the skills and knowledge of where our students may eventually find themselves - Vast areas that many may not have thought that really belongs to hospitality.  Originally, I used just the Care of Feeding of People away from Home.  I have since amended it to include those  people who are the suppliers, association groups etc.  –  An interesting exercise is to divide groups of students into their areas of interest- hotel- food- Travel and tourism- and Sports, event and meetings-  Let them then define the different aspect, segmentation etc. and when finished put it all on the board.  Most students have never thought their options were so vast or that the skills and knowledge and attributes we teach are transferable across all of these options. “

13.  Jean-Claude Koster, CHA, EHL, Président, Koster Associates, Consultants to the hospitality Industry, Madrid – Spain

“As your article leads to express, there may be many definitions of Hospitality. Some may be more meaningful to the customer; some other, more meaningful to the professional. I wish to contribute with a couple, addressed to the professionals: Hospitality is to create a working atmosphere that empowers and motivates "front liners" to furnish guests with a memorable experience. Hospitality may be obtained by creating a wise combination of three crucial elements: a well conceived architecture in the largest sense; the design of an operational concept that may fulfill all expectations; and a human factor with the attitude and proven aptitudes to deliver excellence. “

14.  Jean Keijdener, Country General Manager, Executive Office, Somerset Palace, Seoul, South Korea 

Here is my (quick) definition of Hospitality:
H = home: the original ‘Public House’ was exactly that: a house where the inn-keeper welcomed  strangers to stay with him: at a (fair) rate 
O = openness: a place where one is welcomed with openness: genuine and caring
S = secure: where you are ensured that you can indeed sleep without a worry
P = peaceful: in order to be refreshed upon departure
I = intelligent: a place where they have given your stay more than a good thought
T = trust: the re-assurance that you are ‘not taken for a ride’
A = able: where there are ‘able’ men (and women) there to serve you
L = listen: where one is being listened to
I = informative: where you can gather news and information as well as share it
T = together: in the sharing warmth of other travelers and providers
Y = YOU: are our Number One: the Guest 

15.  Zay Ya  Min Din,  Managing Director  Amazing Hotels and Resorts,  Yan Yangon,  Myanmar

1. Hospitality means patient listening and understanding of people’s feeling and desire.
2. Hospitality is no religion, no nationality and no border.           

16.  David Opele, Intercontinental Hotel,  Nairobi, Kenya

“I would like to agree with your definitions of hospitality.  My definition is simple - it is the offering of kind reception, accommodation and entertainment to a stranger, a friend or a partner in business”

17.  Jim Khoo, General Manager, Holiday Inn Xi'an Greenland Century City (Pre-opening Office), West High-tech Development Zone , Xian ,  PR China

“Greetings from the Ancient City of China, Xi’an. My definition for hospitality will be “providing local knowledge to our customers”,” gracious good bye”, “knowing the culture of each individual”. 

18.  Utsav Arora, Graduate of International Hotel Management Institute,  Lucerne, Switzerland. He is currently living in India and planning to open a restaurant there. 

One can notice that hospitality may have two different meanings. The first one from the point of view of the guest and the second one from the point of view of the service provider or the so called the server. A guest would define 'hospitality' as a process which takes place in a hotel, restaurant etc. where he/ she receives' a service that is beyond his/ her expectations. However on the other hand a server may define 'hospitality' as a simple process in which they can impress the guests without putting one's life in danger. For example if a server just smiles when he/ she serving the guests he/ she can count himself/ herself in the good books of the guests.  

19.  ed. iannarella, president, stonehenge consulting group  lancaster, pa.   relocating to Ft Myers, FL late 2008 

"Hospitality necessitates an ongoing humility from us, the practitioners. It requires our natural instincts of being right to become deferential to our guests and our prospects. To these people, it should convey a feeling of safety from a physical AND an emotional perspective. Hospitality is the reason my business card is replete with all lower case letters out of respect to the capital letters in my life (my clients)."

20.  Dr. John Hogan CHE CHA MHS
October 29, 2008

·         Hospitality is much more than a word today. It has become an industry that runs the danger of becoming too high tech, with too little high touch. 

·         Hospitality should have many adjectives, but many of us cannot precisely define it. 

·         Hospitality means providing service to others, yet not being cast as a servant. 

·         Adjectives that should apply to Hospitality include: Attentive, courteous, amiable, cordial, agreeable, gracious and welcoming. 

·         Hospitality also means demonstrating consistent excellence and quality in people skills (staff and guests), product and ambiance. It should also mean profitably providing value and worth at any price level, while demonstrating your own unique points of distinction. 

·         Hospitality should be smiles, trust, caring and sharing your operation’s success, regardless of you job title. 

·         Most of all, Hospitality should be a “place”, where people can still be exceptional individuals, where they can extend their own personality and style. 

·         Hospitality  is a place and a feeling where one can build their own self-esteem and pride, by providing positive memories and experiences to our guests.

21.  Conciere Oxford Dictionary

hospitality didefinisikan sebagai kata friendly yang artinya ‘ramah’ yang murah hati atau dermawan dan memberikan hiburan kepada tamu atau orang baru. Kadang-kadang sering digunakan untuk memberikan perlakuan istimewa terhadap tamu yang tinggal dan menggunakan fasilitas keramah-tamahan. Adapun industri hospitaliti dapat diartikan sebagai perusahaan yang terlibat dalam penyediaan jasa untuk tamu.

22.  Baker dan Jeremy (2001)

Hospitality a commercial contract to enter into service relationship that involves supplying the amenities, comforts, conveniences, social interactions, and experiences of shelter and entertainment that a guest or customer values

23.  Kata hospitalitas adalah terjemahan dari kata benda Latin hospitium (atau kata sifatnya hospitalis), yang berasal dari hospes, yang artinya “tamu” atau “tuan rumah”. Konsep ini juga dipengaruhi oleh kata Yunani xenos, yang menunjuk kepada orang asing yang menerima sambutan atau yang melakukan penyambutan terhadap orang lain. Jadi kata aslinya memperlihatkan suatu lapisan makna, yang di baliknya terkandung makna lebih dalam. Terjemahan langsung dari kata Yunani untuk hospitalitas dibentuk dari dua bagian, yaitu cinta kasih dan orang asing, yang secara harfiah berarti “cinta orang asing”. Mencintai orang asing ini seperti dalam 1 Petrus 4:9: “Berilah tumpangan seorang akan yang lain dengan tidak bersungut-sungut.” Akar kata “orang asing” (stranger) juga berarti “yang dijamu”, “menjamu”, atau “yang diberi kejutan”. Cinta kasih kita membawa kita untuk menjamu, sementara orang asing membawa kejutan yang menggembirakan bagi kita.

24.  Hospitalitas sejati lebih dari sekadar mengundang orang-orang makan malam di rumah kita. Hospitalitas lebih daripada suatu tindakan atau pikiran, tetapi suatu cara khusus memandang dunia. Menurut Michele, dalam bentuk paling sederhana, hospitalitas merupakan cara memandang orang asing melalui mata Yesus. Ini berarti memilih mencari Yesus dalam diri orang asing. Hospitalitas berarti mencintai orang asing. Oleh karena itulah, hospitalitas adalah suatu pilihan. Kita menolak kecurigaan terhadap orang asing sebagai reaksi pertama. Kita memilih membiarkan beberapa orang di luar pengawasan kita ketika kita menjumpai orang asing dan ketika kita berinteraksi dengan beberapa teman lama. Kita memilih menantikan kejutan dari orang asing.

25.  Horner and Swarbooke (1996)

hospitality as “all companies involved in providing services for guests (hotels, inns, restaurants, and other recreational activities)”